一般質問の2つ目の質問では、公文書管理について質問しました。
この、公文書に関しては私が質問するずっと以前に
市長選にも出ておられた、元市議の村上ひろしさんが何度も質問されていました。
あらためて、その時の会議録を読むと公文書の重要性について強く訴えておられ
非常に勉強になりました。
公文書管理の重要性に関しては、前々回のブログにも書かせいただいていますが
コロナ禍の中で行政施策として決まっていったことが、どういった意思形成過程の中で決まったのかわからない、また、必要な過去の記録が残っているのかそもそもないのかわからない…そういった状況があったところからでした。
今回質問するにあたっては、大阪市の公文書管理条例などを参考にさせていただきました。
大阪市の条例の目的には
「この条例は、市政運営に関する情報は市民の財産であるという基本的認識の下、市政運営に対する市民の信頼の確保を図るため、公文書等の管理責任を明確にし、公文書等の管理に関する基本的な事項を定めることにより、現用の公文書の適正な管理並びに歴史資料として重要な公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、本市及び地方独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。」
https://www.city.osaka.lg.jp/somu/cmsfiles/contents/0000003/3641/jyourei(H30.4).pdf
と書かれています。
このことは、大阪市だけではなくすべての行政運営の中で言えることではないか？と考えます。
質問
コロナ禍における学校休業や学校給食をどのように決めたのかという文書の開示を教育委員会に求めたましたが、議事録等が残されていませんでした。また、以前にも他局に資料請求を行った文書については、廃棄されたのかもともとあったものなのかわからないじょうきょうでした。これらのことから公文書管理について以下のとおり質問します。
・文書の廃棄に関して、市民にも広くわかるよう廃棄された文書、廃棄された理由、廃棄年度などがわかるようにするべきと思うがどうでしょうか？
・文書管理に関して専門的な知見をもって管理できるよう第三者機関を設置し必要な場合に都度意見を聞けるように審議会を設置してはどうかと考えるがどうでしょうか？
・緊急事態において、事後作成される文書だけでなく音声を録音し公文書として残すべきと考えますが市の見解を聞かせて下さい。
・公文書は市民の財産であり、また、西宮市の職員が日々の業務の中で市政運営にあたる中でも大切な記録となるものであるとかんがえます。説明責任を果たすことができるような公文書の取り扱いについて作成指針だけでなく条例化し広く西宮市の公文書作成に関する理念を市民と共有できるようにするべきと思うが市の考えを聞かせてください。
〔答弁〕
本市の公文書は、文書内容の重要度や法令の規定に基づき、文書分類表により１年、３年、１０年、永年等の保存年限を定めており、保存年限の満了を理由として原則として廃棄しています。一方、歴史的文化的資料として価値を有する文書は、保存年限以前から情報公開課による所管への調査を行っており、保存年限到来時には廃棄の際に分別し、歴史資料として保存している。
まず、文書の廃棄に関して、市民にも広くわかるよう廃棄された文書などが分かるようにするべきとのご質問についてですが、情報公開課のホームページに文書目録検索システムがあり、平成１６年度以降の市が保有する文書で、保存期限以内のものの目録が検索できます。これらのことから廃棄文書につきまして、新たに同様の検索システムなどを設けることは考えてない。
・次に、文書管理に係る第三者機関についてですが、本市では公文書等の管理に関する法律の趣旨を踏まえ、より適正な管理を行うため、西宮市文書取扱規程を本年３月に見直し、文書の作成の原則や起案文書の留意点の規程を追加するとともにその運用に関して新たに公文書作成指針（以下「指針」と申します。）を４月に策定した。指針では意思形成過程を跡付けするものとして、作成しなければならない文書とその内容などについて実務の詳細を規定しており、今後も必要な追記などの見直しを行っていく。これらの公文書管理業務について、第三者機関に諮問を必要と考える業務内容は現時点ではありません。
次に、緊急事態においては、事後に作成される文書だけでなく音声を録音し公文書として残しては、とのことですが、公文書として作成・保存するのは書面によることが原則であると考えている。会議等を録音することはあっても、それは正確な議事録を作成するための手段であると考えており、また、録音データは、録音機器からCD-Rなど保存媒体へのデータ変換や保存方法の統一、保存媒体の劣化への対応に課題があるとともに、音声の再現にも時間を要し、必要な内容の特定や確定にも手間がかかるなど、管理や利用の取り扱いが煩雑になること、及び書面による議事録を正確に残すことで後世への説明責任が果たされることから、録音データを、決裁や公開を前提とする公文書として取り扱うことは原則として考えていない。
次に公文書管理条例ですが、公文書の管理については文書作成のルールのほかにも、保存年限や保存場所の確保、歴史的公文書の選定基準など検討すべき課題が多くある。条例化には、これらの課題の検討や公文書管理の一連の流れに対応できる職員体制や保管場所、コストなどについても十分な検討が必要であり、現時点では条例化を行う状況ではないと考えている。なお、公文書は市の重要な政策に関する意思決定の内容やその過程などを残し、後に検証したり、市民への説明責任を果たすために適切に作成・保存されなければならないことは強く認識している。このため本市では先に述べた「西宮市文書取扱規程」や公文書作成指針のほか「西宮市市情報公開条例」などに基づいて、公文書の適正な管理及び市民への情報提供を行っており、今後も、法令の動向などを注視しつつ、必要な規定・運用の見直しを行うとともに庁内に周知していく。
一色風子の意見☆彡
とにかく、何を置いても前を向いて進んでいくということはなさそうな答弁ばかりでした。
簡単に言えば、「人・場所がないからできない。」
本当にそれでいいのか？やり方工夫すればできることもあるんじゃないかと思います。
今後は、その方法について先進市の事例を参考しながら引き続き提案していきたいと思います。
ただ、文書作成指針ができた後もコロナ禍の中での簡易給食にポールウインナーの決定に関する意思形成過程は文書化されていないことも事実です。
そのことを市としてしっかり認識していただき、庁内での周知はもちろん文書についての意識をしっかり共有してほしいと思います。
